Сегодня деловая переписка по электронной почте или в мессенджерах — это важная часть рабочего процесса. Если человек не умеет вести деловую переписку, он не пройдет собеседование, не будет принят в коллективе, не сможет расти в карьере. Вам напрямую не скажут, что вы неграмотны, но это заставит задуматься о ваших компетенциях и подходе к работе. В этом курсе мы расскажем о типичных ошибках и научим вести деловую переписку максимально корректно.

Первое, что видит ваш собеседник в почте, — ее адрес.

Имейл должен быть: 

во-первых, корректным — название почты не должно содержать юмор, грубость, абракадабру (например, asdfgh @mail.ru) и т. д. Потому что, когда вы начинаете работать, почта становится вашим лицом — по ней судят, как вы относитесь к работе, серьезно ли настроены, можно ли с вами общаться. Корректный имейл создаст позитивный образ, покажет вашу ответственность и деловой настрой.

То же касается и аватарки — она должна быть нейтральной, не ассоциироваться с агрессией или шутками. Лучше всего поставить хорошую собственную фотографию, чтобы человек при коммуникации сразу видел, с кем общается.

во-вторых, имейл должен принадлежать вам и содержать ваши данные — реальную фамилию, имя и отчество. Для рабочей переписки не подойдет почта родственника или близкого человека. Письма могут путаться, например от вашего имени случайно ответит родственник. Чужие имя и фамилия создадут впечатление необязательного человека, которому всё равно. Работодатель задумается: так ли человеку нужна работа, будет ли он ответственным, если даже не захотел завести собственную почту.

Часто компании заводят для всех сотрудников рабочие почты. Это делается по нескольким причинам:

• безопасность. Безопасность вашей корпоративной почты обеспечивают специалисты компании. Если с почтой что-то произошло, то ответственность и помощь в восстановлении будет лежать на ИТ компании;
• имидж. Когда вы ведете переписку с корпоративного адреса, то сразу ясна принадлежность к компании. Это создает дополнительный положительный образ — узнаваемость. С личным адресом такого не происходит. Ваше письмо может затеряться, его могут проигнорировать.
•  удобство — личные и рабочие письма не будут путаться, вам не придется заводить несколько папок, как-то сортировать переписку.

Если вы по какой-либо причине не можете пользоваться корпоративным адресом, обязательно сообщите начальству. Причина должна быть веской — например, почтовый клиент не адаптирован для скринридера. 

Если вы просто не хотите пользоваться корпоративным адресом (неудобно, когда много адресов, боитесь пропустить письма), значит, вы не хотите соблюдать корпоративные правила. Без веских причин компания не освободит вас от почты, она имеет на это право.

Итоги урока

1. Для переписки по работе заведите отдельный имейл.
2. Проверьте корректность его адреса.
3. Проверьте правильность ваших данных.
4. Если работодатель завел для вас корпоративный почтовый ящик — ведите рабочую переписку только с него.