Общение деловое в мессенджерах немного отличается от переписки в почте, но есть и схожие моменты.

Первый момент, как и в ситуации с почтой, о котором мы говорили в первом уроке. Номер должен принадлежать вам (а не родственникам или друзьям). Ник в мессенджере должен быть корректным, желательно содержать данные о вас.

Вежливость / грамотность /корректность.

Второй момент, сообщения приятно читать, если они начинаются с приветствия (совсем как в почте, с упоминанием имени или обращения), не содержат грамматических ошибок, повелительного или приказного тона.

Третий момент, отвечать, если вас отметили. Как в ситуации с почтой, если на сообщение человека нет ответа, то он может подумать, что его не прочли, информация не дошла до нужного коллеги, что его игнорируют. Все эти негативные реакции можно предотвратить, просто ответив, что вы приняли информацию к сведению.

Стоп спам! 

В деловой переписке неуместно излишнее украшательство — смайлики, приколы или картинки, не относящиеся к работе могут существенно отвлекать от рабочей информации: она может теряться, сбивать с рабочего настроя и раздражать коллег. 

Также это может создать проблему для скринридеров. Если в сообщении картинка — он ее не сможет прочесть, человек не получит от вас информацию. А если в сообщении много смайлов, то каждый скринридер будет проговаривать отдельно. Например: «бутылка шампанского с вылетающей пробкой, аплодирующие руки со светлой кожей, аплодирующие руки с темной кожей, черное сердце, красное сердце». Это сложно воспринять на слух и отвлекает от основного сообщения.

Сокращать время для собеседника — проявить уважение к его занятости.  Лучше сразу писать то, что вас интересует в одном сообщении, а не затягивать переписку.

Например: написать «Привет» и ждать на это ответа. Такое сообщение может быстро затеряться среди множества рабочих чатов. Или ответ может прийти очень поздно.

Тот же принцип действует, если вы посылаете множество сообщений, а не одно большое. Это создает неудобство и для скринридера, например, в социальной сети «ВК», ему придется прочесть каждое отдельно, вплоть до времени и имени отправителя. 

Лучше всего вести деловую коммуникацию письменно. Это удобнее, потому что прочесть сообщение быстрее, чем его прослушать; слушать не всегда есть возможность; текстовое сообщение можно сократить, подредактировать, а голосовое — нет; прослушивая, собеседник может пропустить важный момент.

Многих людей раздражают голосовые сообщения по причинам, описанным выше. Еще голосовые могут быть неудобны людям с проблемами слуха, часто их невозможно прослушать. Но иногда голосовые сообщения вполне уместны. Что нужно сделать, чтобы голосовое сообщение не вызвало отторжение, — спросить! Если собеседник ответил согласием, можно смело присылать голосовые сообщения. Желательно, чтобы они были короткие. Легко прослушать одну, максимум полторы минуты. Но то, что больше, уже может вызвать отторжение. А если ваш собеседник злоупотребляет голосовыми, можно вежливо попросить его перейти в текстовый формат или же использовать для рабочего общения почту.

Перед отправкой любых файлов (картинки, документы, pdf и т.д.) уточните, удобно ли человеку их принять. 

Зачем это делается? 

Файлы могут занимать много места на устройстве,

Файл может не открыться — устройство не поддерживает его формат,

Файлы могут легко потеряться в переписке и галерее.

Если человек не захотел принимать файлы в мессенджере, спросите, куда их лучше переслать. 

Чем чаще проверяется рабочий мессенджер, тем вероятнее, что важное сообщение не будет пропущено. Если рабочее сообщение проигнорировано, то это затрудняет дальнейшую профессиональную коммуникацию, с таким человеком становится сложнее работать. Быстрое реагирование — это плюс к командной работе, так коллеги понимают, что вы всегда находитесь на связи и на вас можно положиться. 

Оставаться на связи — важно. Проверяйте рабочие чаты и почту. Если вы не реагируете на сообщения и письма — это выдает ваш непрофессионализм и существенно затрудняет коммуникацию с вами.

Не игнорируйте сообщения, если не знаете как или вообще не можете выполнить задачу. Отвечать надо всегда. Честно написать — я не знаю, я не могу, мне нужна помощь в реализации. Вам самим не понравилось бы, если люди игнорировали ваши просьбы. 

Запомните. Даже ответ в виде отказа лучше молчания. Так вы показываете человеку, что: а) получили письмо; б) проанализировали его и сделали выводы; в) вы уважительно относитесь к нему и поставили в известность о своем решении.

То же самое относится и к групповой переписке. Если задание на всех, но вы не можете участвовать — скажите об этом. Уважительное отношение всегда способствует положительному мнению коллег. О вас сложится впечатление, что вы ответственный работник.

Информацию легче всего воспринимать, когда она в одном месте. Так же легче и восстановить историю переписки, если она не разбросана по разным источникам.

Для этого в компаниях чаще всего используют какой-то один мессенджер. Поступая на работу, лучше всего придерживаться этого правила. Так не потеряются важная информация и нужные контакты. 
Итог урока
Общение в мессенджерах.

Номер и ник должны быть корректными.

Грамотность и вежливость.

Отвечать, если вас отметили.

Не злоупотреблять смайлами, картинками.

Писать информацию в одном сообщении.

Голосовые сообщения уместны, если собеседник согласился на них.

Спрашивайте, куда и как переслать файлы.

Быть на связи в рабочее время.

Писать в одном мессенджере (корпоративном).