Есть хороший лайфхак: чтобы не забыть прикрепить все нужные файлы — начните с этого письмо. Открываете, прикрепляете и только потом начинаете писать текст, тему, копировать нужные адреса.

Документы недостаточно просто прикрепить, нужно сделать это правильно.

Первое. Проверьте названия файлов. Они должны быть понятны собеседнику. Названия «Документ1», «фывапр» — неприемлемы. Название файла должно отражать его содержание. Например, «Отчет 2022», «Сайт Цветы. Вариант 3». И не должно содержать грамматических ошибок.

Второе. Файлы должны быть читаемы, проверьте их открытие на компьютере или телефоне, прежде чем прикрепить к письму. 

Третье. Важно: скринридер не читает картинки!

Если ваш собеседник имеет проблемы со зрением, а вы прикрепили картинки, то сделайте небольшое текстовое описание к каждой. Так вы поможете коллеге воспринять материал без посторонней помощи.

Если вы сами имеете проблемы со зрением, а вам прислали картинки — попросите в ответном письме их описать. Не расстраивайтесь, если такое происходит не первый раз. Люди склонны забывать то, с чем сталкиваются нечасто, чего не испытывают сами (так устроен наш мозг), — они могут машинально совершать действия, не стремясь вас обидеть: всегда и всем так отсылал — и здесь отослал. Корректная и вежливая просьба описать файлы поможет исправить ситуацию.

Такая же проблема, как и с картинками, существует и у PDF-файлов. Если они просто отсканированы, у них нет отдельного текстового слоя, то скринридер не сможет их считать. Чтобы программа заработала, в PDF-документе должна быть специальная разметка: заголовки, тексты. Возможно, вам придется описать то, что находится в таком файле. 

Еще трудности у скринридера вызывают PDF-таблицы. Чтобы он мог их прочесть, вам нужно вставить табличку прямо в тело письма или прислать документ в формате html.

Четвертое. Если вы забыли прикрепить вложения, не отсылайте их пустым письмом без темы. Оно может потеряться. Даже если вы отправили первое письмо несколько минут назад, перед отправкой второго вашему собеседнику уже могут прийти другие письма по работе или спам. Снова отправьте письмо, но уже с вложениями. Не забудьте извиниться и пояснить, что забыли прикрепить нужные файлы.

Большие вложения лучше всего отправлять архивом или ссылкой на облако (можно использовать Google или «Яндекс Диск»), так их будет проще скачать вашему собеседнику.

Важный момент. Перед отправкой еще раз проверьте все вложения: на корректность названий и работу ссылок, на наличие всех нужных файлов; на текстовые описания, если в переписке есть коллега с проблемами зрения; на архивы и ссылки на большие файлы.

Итоги урока

1. Начните письмо с прикрепления вложений, так вы их не забудете.
2. Проверяйте названия вложенных файлов на корректность и грамотность.
3. Скринридер не читает картинки!
4. Забыли вложения — перешлите письмо заново целиком.
5. Большие файлы пересылаем либо архивом, либо через ссылку на облако.
6. Проверяем вложения перед отправкой.