Что делать, если вы стоите в копии письма? Давайте разберем алгоритм.

Ответить — наблюдать — перевести вопросы в личную переписку.

Ответьте, если вас отметили. Прислать ответное письмо собеседнику — это проявление вежливости, тактичности, а главное — сигнал, что вы получили письмо и приняли информацию к сведению. Собеседник будет знать, что письмо до вас дошло (на почте бывают сбои), и информация вами получена.

Иногда письма могут носить ознакомительный характер, и отвечать на них не нужно. Но их важно внимательно прочесть, проанализировать. Если у вас есть вопросы — задать их. Если есть вопрос к вам — ответить всем, а не только отправителю письма.

Наблюдайте, если вас упомянули в рабочей задаче. Если от вас не требуется сиюминутных активных действий, но в письме была для вас задача, стоит наблюдать за дальнейшей перепиской, отметить для себя, с какого момента будет лучше включиться в работу. Читая переписку, вы всегда будете в курсе рабочих событий и не пропустите важное для себя.

Переводите вопросы в личные сообщения. Если вам что-то непонятно в переписке или задаче, можно лично уточнить все нюансы у руководителя. Почему это стоит делать в личных сообщениях? Вы не помешаете переписке (возможно, некоторые ее аспекты будут излишни для других участников) и сможете задавать даже самые простые вопросы без боязни, что коллеги их не так поймут. 

Как лучше всего задать вопрос?

Чтобы вам точно ответили, и ваше обращение было воспринято без негатива, нужно учесть несколько моментов и действовать по следующему алгоритму.

1. Вы прочитали письмо, и вам сразу стало непонятно. Остановитесь, сделайте паузу. Возможно, ваш мозг просто испугался новой задачи, ему нужно время ее обдумать.
2. После паузы еще раз прочтите письмо и оцените, можете ли вы самостоятельно решить вопросы. Чем больше вы сможете закрыть самостоятельно, тем меньше вам придется выяснять у коллег.
3. Если вопросы все еще остались, составьте полный четкий список того, что вам было непонятно. Он покажет, что вы были внимательны — прочли и проанализировали письмо; вы расставили акценты — собеседнику будет легче дать вам разъяснения, когда он сам понимает, в чем конкретно проблема. Если вы напишете короткое сообщение, без конкретики, собеседник решит, что вы не ознакомились с задачей и вам лень в ней разбираться.
4. Отправляете письмо.

Итог урока

Вы стоите в копии письма. Как быть?

Ответить — наблюдать — перевести вопросы в личную переписку.

Как задать уточняющий вопрос?

Прочесть письмо — сделать паузу — перечитать еще раз — постараться самостоятельно снять вопросы — составить полный список вопросов для руководителя.