Вежливость и доброжелательность — основа взаимопонимания в команде

Когда мы пишем сообщение, должны учитывать, что оно не только несет информацию, но и эмоционально влияет на окружающих — на их отношение к нам. Если тон будет резким, грубым, приказным, тогда и к нам будут относиться соответствующе — не будут хотеть работать, помогать, станут избегать контакта с нами. Особенно это важно соблюдать с теми, с кем вы только начинаете общаться, чтобы произвести положительное впечатление. Если человек будет следить за тоном каждого сообщения — вежливым, спокойным, иногда и с юмором, — то ему будет комфортно в любом коллективе, даже если он там новичок. 

Соблюдать график отдыха — важно

Выходные и праздники позволяют нам не перегорать и качественнее делать свою работу. Они необходимы как работникам, так и работодателям. Установление рабочего времени всегда прописано в договоре. Этот пункт нужно изучить внимательно, он указывает, когда можно обращаться с рабочими вопросами как к вам, так и к работодателю.

Отвлекать человека в его законный день отдыха стоит только по очень веской причине или если это согласовано заранее. Если решение вопроса терпит один-два дня, то его стоит отложить. Если же вам нужно решить вопрос срочно, на помощь придет вежливость. Можно написать письмо или сообщение, обязательно извинившись, что вы отвлекаете человека во внерабочее время. Стоит помнить, что многие отключают телефон на выходных и сообщение или письмо может не дойти. Также есть вероятность, что присланные вечером в пятницу или на выходных письма затеряются в потоке других писем.

Лучше всего соблюдать правило: присылать письма с утра или в течение рабочего дня. Шанс на их прочтение повысится.

Если вам пришло рабочее письмо в выходные, не стоит сразу раздражаться. Нужно оценить ситуацию.

Вопрос нельзя отложить — попробуйте его решить, если это не займет много времени. Если же вопрос требует больших усилий, можно вежливо написать, что письмо получено и обязательно им займетесь в первый рабочий день. И это будет вашей приоритетной задачей. Собеседник почувствует вашу вовлеченность в работу.

Вопрос может потерпеть — вежливо напишите, что вы получили письмо и займетесь им сразу, как выйдете на работу. Зачем писать, что получили? Так собеседник поймет, что его вопрос не проигнорирован, к нему проявлено внимание. Это повышает доверие и теплые отношения в команде.

Письмо или звонок? 

Чтобы решить, когда и как правильно коммуницировать, нужно оценить ситуацию. 

Вопрос очень срочный, и нет времени ждать ответа — лучше написать в мессенджер и уточнить, удобно ли человеку говорить, а уже потом позвонить.

Вопрос предполагает обсуждение с несколькими людьми — позвоните им, обсудите в общем созвоне, а по завершении встречи составьте общее письмо, чтобы ничего не упустить и не забыть.

Во всех других случаях лучше писать письма по почте или сообщения в мессенджер. Слишком частые звонки могут быть восприняты коллегами негативно — они будут отвлекать их от работы.

Итоги урока

1. Вежливость, доброжелательность — основа взаимопонимания в команде.
2.  Соблюдать график отдыха важно как работодателю, так и сотруднику.
3. Когда писать, а когда звонить — правильно оцените ситуацию.