Грамотность — это не просто правильно расставленные запятые и отсутствие ошибок. Это отражение вашего профессионализма, уважение к собеседнику, создание позитивного имиджа. При коммуникации с клиентами грамотность — это уже лицо, образ и репутация компании, которую человек представляет.

Особенности нозологий

Если в переписке участвует человек с проблемами со зрением, то при использовании скринридера ему будет сложно:

• воспринимать текст с большим количеством опечаток — это займет больше времени;
• понимать текст, не разделенный на абзацы. Человеку придется переслушивать всё сообщение или письмо целиком, а не конкретный кусок, который нужен;
• работать с сокращениями, особенно если они не общепринятые. В тексте лучше избегать такого, как «крч»  (короче), «спс» (спасибо), «ду» (доброе утро) и т. д.

Не только с коллегами важно соблюдать грамотность. Из опыта Everland: если вы часто допускаете грамматические и пунктуационные ошибки, небрежность в оформлении, то вам могут отказать в работе. Грамотность для многих — это маркер, свидетельство профессионализма, внимательности, ответственности и компетентности человека.  

Бывает так, что у людей с проблемами со зрением нет насмотренности текстов, — использование скринридера не дает понимания, как правильно должен выглядеть текст. Например, нет абзацев и выделения заголовков, пропущены знаки препинания, в одном предложении используются сразу несколько шрифтов. 

При общении с людьми с проблемами со слухом могут возникать особенности. Дело в том, что для некоторых людей основной язык — русский жестовый. Он отличается от привычного нам тем, что в нем нет грамматики и орфографии — он больше понятийный. То есть те, кто привык общаться на нём, могут писать без точек и запятых, без согласования слов в предложении, путать смысл слов, например вместо «я вам принесу документ» могут написать «принесите мне документ». В жестовом языке нет понятия вежливости, его заменяют эмоции собеседника, но при переписке люди забывают, что их не видно. Их реакции иногда выглядят грубыми, хотя они сами могут не вкладывать негативный смысл в сообщения.

Как улучшить грамотность? 

Если вы сомневаетесь в своих знаниях, вам помогут несколько советов.

1. Прочесть текст вслух. Вы избавитесь от повторов, несогласованности частей речи, опечаток.
2. Перенести текст в Word и посмотреть, что он подчеркнул. Вы заметите ранее пропущенные опечатки.
3. Проверить по словарю сложные слова, а пунктуацию — по справочникам.
4. При переносе текста из Word посмотрите, не сбилось ли форматирование. Иногда программа может оставлять лишние пробелы, отступы или «склеивать» текст.
5. Если в переписке вам встретились сложные, иностранные или непонятные слова — загуглите. Не стоит уточнять их у коллег, так вы лишний раз напряжете людей. Исключение — какие-то специфические, профессиональные термины.

Точки и запятые

Фраза «казнить нельзя помиловать» наглядно иллюстрирует важность и нужность запятых и точек. От расположения этих знаков напрямую зависит смысл высказывания. Перед отправкой стоит проверить правильность их постановки, а также наличие заглавной буквы после точки. Ее отсутствие делает текст неряшливым. 

Проще — лучше! 

Чтобы в тексте было меньше ошибок, пишите более простыми фразами, старайтесь не использовать причастные и деепричастные обороты. Если предложение можно разбить на два или даже три — смело разбивайте. Читать абзацы-кирпичи, состоящие из одного большого, накрученного предложения, очень сложно.

Еще для более легкого восприятия текста можно использовать списки, то есть вы не перечисляете все в строку, а структурируете в столбик. Усложняют текст термины и сокращения (профессиональные, принятые в компании). Их лучше всего пояснять или не использовать, особенно если в вашей переписке присутствуют люди, которые их не смогут понять, — новички в компании, клиенты. 

В деловой переписке нет места уменьшительно-ласкательным словам и сленгу. Со стороны это выглядит странно и непрофессионально. 

Чем проще текст, тем он быстрее и правильнее будет понят.

«Вы», «вы» или «ты» — сложный выбор

Он напрямую зависит от вашего собеседника и ситуации. В начале общения, когда все только знакомятся, лучше использовать «вы». Это вежливо и уважительно. Выбор большой или малой буквы остается за тем, кто обращается. Сегодня в русском языке существует тенденция не повышать букву «В», потому что она более уместна в официальной переписке, поздравлениях и документах, как выражение особой признательности и требование к оформлению.

«Вы» со строчной буквы в обычной деловой переписке выглядит более демократично и уместно.

На «ты» можно перейти, если вам предложил сам собеседник, так принято в корпоративной культуре.

Неуместно «выкать» в общем чате, когда все там общаются на «ты». Но при переходе лучше спросить, не против ли ваш собеседник или собеседники. 

Внимание!

Перед отправкой любого сообщения, лучше еще раз его прочитать. В почте отправленное сообщение редактировать нельзя, а в WhatsApp, Telegram, ВК — можно. Будет неприятно, если ошибка останется в истории сообщений или переписки и на нее будут натыкаться коллеги. 

Сервисы, которые помогут писать грамотнее.

«Грамота» — http://gramota.ru. Большой портал, где можно задать вопрос по русскому языку; найти ответ (если интересующий вас вопрос ранее задавали); подтянуть грамотность, выполняя упражнения.

«Орфограммка» — http://orfogrammka.ru. Сервис проверит грамотность, найдет тавтологии и неудачные обороты.

«Синонимайзер» — https://botprofi.ru. Поможет избавиться от повторов, найдя синонимы ко многим словам. Текст письма будет легче читать.

«Образовака» — https://obrazovaka.ru. Образовательный портал. На нём можно найти правила русского языка и подтянуть свою грамотность, проходя различные тесты.

Итоги урока
1. Полезные ссылки:

• «Грамота» — Gramota.ru;
• «Орфограмка» — Orfogrammka.ru;
• «Синонимайзер» — Botprofi.ru;
• «Образовака» — Оbrazovaka.ru.

2. Почему важно писать грамотно.

3. Особенности нозологий.

4. Советы по улучшению грамотности.