В рамках пиар-стратегии компания может организовать различные мероприятия. Разделим эти мероприятия на два вида:
— непосредственно для СМИ, когда мероприятие выступает инструментом, который позволяет представить информационный повод (например, запуск новой производственной линии);
— и для широкой аудитории, когда СМИ подключают для анонсирования мероприятия и подготовки репортажей с места события. Например, освещение благотворительного забега — формат, часто используемый разными фондами.

Проводить очное мероприятие для СМИ стоит только в случае значимого инфоповода. Это позволит собрать большое количество участников и привлечь внимание СМИ и блогеров.
Что это может быть? Например, дискуссия на острую социально значимую тему; проведение чего-либо впервые в вашем городе или регионе (а может быть, и в стране).

Ряд эффективных приемов, которые помогут усилить отдачу в СМИ от мероприятий:

1. «Проверить дату на чистоту». Обязательно проверьте, не проводятся ли другие значимые мероприятия (других организаций в отрасли на городском или на федеральном уровне) в тот день, в который вы планируете провести свое.
2. Информационное партнерство со СМИ при подготовке и освещении мероприятия. К партнерству стоит привлекать специализированные профессиональные издания или целевые СМИ. PR-специалисты СМИ находятся в поиске интересных статусных проектов, к которым они готовы подключиться. Переговоры со СМИ об информационном партнерстве проходят через поиск общих интересов. Вы предлагаете СМИ партнерский пакет, а СМИ, в свою очередь, активно освещает ваше событие. В такой пакет может входить размещение логотипа издания на полиграфической и иной оформительской продукции, которая сопровождает ваше мероприятие, распространение издания в ходе мероприятия, участие представителей СМИ в качестве почетных гостей в самом мероприятии и другие опции, которые приемлемы для вас и интересны СМИ. Часто СМИ-партнер охотно идет на то, чтобы подготовить развернутую информацию о событии, опубликовать ее в день проведения мероприятия и распространить этот материал в ходе мероприятия. Это тот случай, когда интересы компании и СМИ пересекаются: вы получаете развернутую качественную публикацию, а СМИ — эксклюзивный материал.
3. Если необходимо обеспечить высокую явку журналистов на мероприятие, можно поработать с информационными агентствами. Можно поучаствовать в мероприятии, которое информагентство проводит на своей площадке. Часто они выступают соорганизаторами, приглашают журналистов и потом публикуют новость на своем сайте или в соцсетях.
4. «Пришить пиджак к пуговице». Если есть возможность пригласить на мероприятие известных медийных лиц, интересных экспертов, то внимание к мероприятию со стороны журналистов возрастет.

Есть еще факторы субъективной конкуренции с другими мероприятиями: близость площадки к метро, погодные условия и т. п. Банально, но плохая погода или сложность дороги до площадки могут отпугнуть журналистов.

Алгоритм освещения мероприятий

1. Подготовить приглашение, в котором должны быть указаны дата, место, время, цель, организаторы и программа мероприятия.
2. Разослать приглашение, пригласить журналистов на мероприятие и составить список аккредитованных журналистов.
3. Накануне уточнить / напомнить журналистам о времени и месте мероприятия.
4. Встретить их в месте проведения мероприятия и проводить на специально отведенные места. Если есть необходимость, раздать дополнительные пресс-релизы.
5. На мероприятии (по завершении официальной части) организовать пресс-подходы к спикерам для того, чтобы журналисты могли задать дополнительные вопросы, что-то уточнить, записать синхрон (если предполагается видеоролик).
6. По завершении мероприятия дополнить итоговый пострелиз и разослать его в СМИ. Пострелиз лучше подготовить заранее с тем, чтобы во время мероприятия или по его завершении оперативно внести в него отдельные детали, цитаты и т. д. и успеть поделиться им со СМИ. Можно включить наиболее интересные высказывания кого-нибудь из участников или организаторов (как правило, журналисты охотно используют эти фразы.
7. Отследить все вышедшие о мероприятии публикации, сюжеты и посты.

Алгоритм анонсирования мероприятия в СМИ.

1. Подготовка анонса мероприятия с детальной информацией: что, где, когда, условия участия, правила регистрации и т. д.
2. Отбор подходящих по тематике СМИ. Это могут быть профильные издания или lifestyle.
3. Рассылка анонса за 10-14 дней до мероприятия. Нужно обязательно учитывать дедлайны предоставления анонсов для включения их в афиши теми или иными изданиями, телеграм-каналами. Если необходимо отправлять им анонсы раньше других СМИ и каналов, то делать это.
4. Поиск вышедших публикаций и сбор их в отчет.

Долгосрочные программы и проекты.
Как правило, это социально направленные программы.

Последовательность действий по освещению

1. Подготовить и разослать пресс-релизы о старте программы.
2. Информировать СМИ о значимых событиях в ходе мероприятия.
3. Инициировать интервью с участниками мероприятия.
4. Отслеживать публикации, которые выходят в течение проекта.

Надеемся, что алгоритмы, показанные в уроке, помогут вам в дальнейшем эффективно проводить и рассказывать о своих мероприятиях.