Рабочие отношения бывают сложными. Иногда между коллегами возникают конфликты, которые нужно уметь правильно разрешить. Важную роль в этом играет письменная и устная коммуникация.

Не додумывайте и будьте вежливы. Если ситуация неоднозначная, есть моменты, которые непонятны — лучше письменно уточнить их. Самостоятельно додумывать и достраивать ситуацию — это невыгодно. Можно сделать неверные выводы, чем еще больше усугубить конфликт.

Как поступить?

Написать письмо с уточняющими вопросами — прочесть — отредактировать (возможно, в нем будут эмоции, которые уводят от сути конфликта), оставив факты, — отправить человеку. 

Тон должен быть спокойным и вежливым, даже если конфликт серьезный. В конфликте важно понять, что главное: объяснить свою позицию и решить проблему или высказать негатив, который не поможет в решении ситуации. Если же в письме будет грубость, большой негатив, то собеседник сначала считает их и на эмоциях может не добраться до сути проблемы. 

Обратитесь за помощью. Если конфликт не удается решить самостоятельно, то обязательно нужно обратиться за помощью — привлечь третье лицо. Это может быть непосредственный начальник или же вышестоящий человек. Ему нужно написать письмо, помня про вежливость и факты, без эмоций. В начале переписки участников конфликта лучше не ставить в копию.  

Если вы решили для прояснения конфликта добавить в переписку руководителя (если у вас сохранена история), то предупредите участников диалога заранее и уточните у руководителя, согласен ли он, будет ли это уместно. Да, взгляд со стороны — это хорошо, но нужно соблюдать этику и границы.

Возможно, стоит попросить о звонке, ведь иногда текст может быть воспринят неправильно. Все мы по-разному читаем одну и ту же информацию. На созвоне важно сохранять спокойствие, быть на стороне фактов, а не эмоций.

Антон (12:10)

Я вам написал 10 минут назад! Ответьте мне!

Не всегда степень загруженности коллег очевидна. Особенно при удаленной работе. Поэтому, если вопрос несрочный, то ответ в течение суток — вполне приемлемая деловая практика. Требовать его быстрее — значит, проявлять неуважение к коллегам, демонстрировать, что собственные желания важнее возможностей другого человека. Это создает барьеры в общении и сложности в дальнейшей работе. К такому сотруднику будут относиться настороженно, предполагая, что ему потребуется необоснованное повышенное внимание, которое влечет за собой негатив и нежелание в дальнейшем сотрудничать. 

Но иногда человеку можно и нужно напоминать о письме, ведь оно может затеряться или попасть в спам. Например, если вам не ответили в течение 2-3 дней или в течение пары часов на очень срочный вопрос, можно отправить повторное письмо или написать в мессенджер, если это уместно.

Лайфхак: Как подготовить себя к составлению письма при конфликте.

Вам пришло негативное письмо. 

Прочтите его.

Закройте переписку минут на 10-15 и отвлекитесь на другие дела (переключение внимания поможет справиться с эмоциями).

Напишите гневное письмо, не стесняйтесь в выражениях, расскажите в нем всю свою обиду, приведите аргументы, почему вы правы, а собеседник нет. Такой прием поможет вам избавиться от лишнего негатива и переосмыслить ситуацию.

Сотрите письмо и опять сделайте перерыв на 5-10 минут. 

Напишите новое письмо, теперь вам будет проще следить, чтобы в нем были только факты, без дополнительных эмоций, которые могут отвлечь от сути конфликта.
Итог урока
При возникновении конфликта:

• не додумывайте,
• привлекайте третье лицо,
• будьте вежливы,
• пишите факты, а не эмоции.

Не требуйте особого внимания, уважайте коллег.